Hoy hemos publicado una nota sobre las normas de etiqueta social virtuales que se deben seguir al momento de utilizar una herramienta tan poderosa como el correo electrónico. Compartimos con ustedes algunas de ellas y ahora aprovechamos este espacio para darles más detalles.

Con respecto a los mensajes individuales
Si escribe usted un e-mail a un grupo de personas y quisiera que cada uno le respondiera, tómese el tiempo de escribir un mensaje a cada uno individualmente en lugar de enviar a todos un solo mensaje colectivo. Puede usted ahorrar tiempo copiando el mismo texto en el cuerpo del mensaje, pero, al poner “Querida Claudia” o “Estimado Juan” ante el cuerpo del mensaje, su destinatario se sentir más obligado a responder que si ella o él fuera una de diez personas a quienes se envió el mensaje.

Ojo con las costumbres de su empresa
Ninguna lista de lo que se debe o no se debe hacer reemplazará jamás una lectura detenida de la cultura de e-mail de su propia empresa. Cada empresa u organización es única y a esa unicidad van unidas normas no escritas sobre la redacción de un e-mail. Permanezca alerta a las mejores prácticas de correo electrónico que pueda ofrecer su empresa, no sólo de aquellas que únicamente le sirvan para salir del paso.

Cuidado con la buena redacción
Recuerde que un mensaje electrónico puede provocarle problemas, no tanto por lo que diga, sino también por la forma en que lo diga. Tenga cuidado con un lenguaje que pueda ser considerado sexista; evite los chistes, que podrían ser mal entendidos; evite referencias a cuestiones sensibles, como la religión o la política; sea siempre respetuoso, agradable y cooperativo. En suma, use su correspondencia electrónica como una oportunidad de hacer que sus colegas se sientan seguros con usted. Si lo logra, muy pronto desarrollar una buena reputación y ser visto como miembro del equipo. Eso se traducirá en netos beneficios.

No se permiten faltas gramaticales
Se supone que el correo electrónico es una forma eficiente de comunicación. Y ésta es tan solo una de las razones por las cuales en los mensajes electrónicos no puede haber faltas de ortografía ni errores gramaticales. Tales faltas harán que quien lea se tropiece en ellas y harán que el mensaje sea difícil de comprender. Quiéralo o no, la gente se formar una opinión de usted con cada e-mail que envíe. Si sus mensajes suelen estar sembrados de fallos ortográficos o gramaticales, la gente pensar que usted es descuidado o, quizás, algo peor aún.

V&F/DPA