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Organización de eventos
ASAP - [VIDEO]

Los productores que vuelven tus momentos inolvidables

Las tendencias globales en la organización de eventos corporativos apuntan a un mayor impacto visual y puesta en escena, a que el evento sea recordado por la primera impresión. También a ser menos ostentosos porque las empresas se cuidan más de parecer frívolas, de utilizar materiales que muestren su responsabilidad con el medio ambiente, y en especial de generar una mayor conexión de los asistentes antes y después del evento, a través de Internet y las redes sociales.

 

Mientras tanto la industria dedicada a las bodas, uno de los principales eventos privados, continúa creciendo en el mundo. En Estados Unidos, por ejemplo, este sector movió US$72 mil millones en el 2016, según la consultora IBIS World, y tiene más de 300 mil proveedores. 

 

Cuando la economía y la política se desestabilizan la organización de eventos sufre un gran impacto. En la medida que continúe el crecimiento en el mercado peruano, habrá también más inversión de las empresas hacia estas actividades. Los eventos corporativos son necesarios cuando no son una finalidad en sí mismos, sino cuando son parte de un plan de comunicación corporativo.

 

Cada años aparecen nuevas empresas para competir en el rubro con otras de mayor experiencia. Algunos rubros como la organización de bodas puede parecer saturada de propuestas, pero otro tipo de eventos como conferencias internacionales o cumbres que involucran a gobiernos requieren una especialización que no es tan fácil de obtener. La Asociación de Congresos y Convenciones Internacionales (ICCA) ubica al Perú en su lista de 50 países que destacan en la organización de eventos de ese perfil. 

 

Es importante contar con una cartera de clientes corporativa y una privada. Si las empresas reducen sus gastos en lanzamientos de productos o fiestas, siempre habrá familias que seguirán celebrando cumpleaños, aniversarios y matrimonios.

 

En el mercado local hay proveedores y calidades para todo tipo de presupuestos. Un mismo evento organizado en el Perú podría costar hasta tres veces menos si se le compara con los costos en el extranjero. Además hay productos, por ejemplo flores naturales, que se pueden conseguir en todo momento.

 

El clima de Lima también influye en la realización de eventos porque se pueden armar toldos y otras estructuras, y realizar eventos al aire libre. En otras ciudades de Sudamérica, las fuertes lluvias o tormentas pueden arruinar lo planificado.

 

Con los proveedores locales se suele trabajar con adelantos de pago o con pagos a 30 ó 60 días, pero si una empresa crea una relación de confianza con sus proveedores podrán cubrirse ante alguna demora. El gran problema para este negocio en el Perú es la puntualidad y por eso las empresas de organización de eventos suelen tener un plan B por si falla su proveedor original, lo cual ocasiona gastos adicionales.

 

Para conocer cómo trabaja un empresario de este rubro en Lima, te contaremos el caso de Carlos Andrés Luna

ASAP
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Carlos Andrés Luna

Carlos Andrés Luna ha organizado matrimonios que han costado medio millón de dólares y también eventos corporativos con un presupuesto ajustado, pero que ante los invitados se veían muy caros. En el arte de organizar eventos, Luna ha sabido sacarle el mayor provecho a lo que está dispuesto a gastar el cliente.

Sea un evento muy lujoso, o muy elegante o acaso excéntrico, se puede decir misión cumplida si la gente que asistió lo recuerda, habla de lo bien que lo pasó, si comparte su experiencia. Lo mismo sucede si una marca quiere comunicar el lanzamiento de un nuevo producto o la inauguración de una tienda. Carlos Andrés Luna comenzó como periodista, así que siempre tuvo claro los objetivos de comunicación que debían cumplir los eventos a los que lo invitaban, aunque muchos eran aburridos o tenían el mismo formato. "En algunos lugares en los que trabajé se tenía que organizar una presentación o una charla, y yo tenía las ideas para hacer algo diferente", dice. Era natural que le gustara tener el control y la responsabilidad de llevar a cabo las cosas, y así fue como en sus horas fuera de la oficina comenzó a ser contratado para organizar eventos diversos.

En el 2003, fue parte de la organización de unas charlas para el grupo universitario Convergencia que trataba asuntos políticos y sociales, y se podría decir que ese fue su primer evento. Luego pasó a una revista de modas, participó de sus lanzamientos y se involucró más con eventos de ese rubro como desfiles o inauguración de tiendas. Todo funcionaba por recomendación, porque sus eventos eran muy comentados. Antes que tener más exposición, Luna prefirió dedicarse a consolidar relaciones con clientes frecuentes. Trabajo no faltaba.

"Hay empresas que se posicionan diciendo que solo hacen eventos de lujo, pero no es mi filosofía de negocio. Lo que importa es que con lo que tengas la calidad sea impecable", dice Luna. Quizá lo más complicado es acordar el presupuesto que se gastará en el evento. Él deja que las empresas digan cuánto esperan gastar y qué quieren obtener del evento, y de acuerdo a eso define una propuesta y luego consigue a los proveedores. La confianza entre el cliente y la productora de eventos es crucial para evitar malos entendidos y que eso le haga perder tiempo a ambos. "Los clientes quieren muchas cosas pero no conocen lo que eso cuesta en el mercado", dice. Así que aterrizar todo toma a veces varias reuniones de negociación. Suele ser más rápido cuando se trabaja con una transnacional o una marca extranjera porque tienen guías o lineamientos básicos que sus eventos deben cumplir obligatoriamente.

En una semana en la que había realizado un evento para el Bicentenario con el Ministerio de Cultura y estaba planificando una fiesta para Instagram en Lima, Carlos Andrés Luna cuenta que entre los eventos a los que les tiene más cariño están la fiesta anual de Cinescape, la inauguración del restaurante Astrid & Gastón en Casa Moreyra, el Circo del Sol Soda Stereo (para One Entertainment), el LIF Week (Lima Fashion Week) que continúa produciendo y que está en una etapa de consolidación, y diversas presentaciones para marcas como H&M, Banana Republic, Adidas y HP (estos dos últimos para las productoras Goal y Fusión).

En abril y mayo, y entre octubre y diciembre, Carlos Andrés Luna tiene en su agenda más matrimonios. Hay novias a las que les gusta ser parte del proceso en todo momento, hay otras que solo quieren llegar al día de la boda y dejan todo en sus manos. En las bodas, los costos van en proporción a la magnitud de la celebración y el número de invitados. Hay bodas en las que no se escatima en nada, hay otras que son elegantes pero discretas. "Las personas o familias que tienen dinero suele ser muy cautas en sus gastos, y eso me alegra. Los eventos pueden tener la imagen de ser frívolos, pero este es un país con diferencias sociales enormes en el que se debería tener mayor conciencia sobre el gasto", dice. Es por eso que destina una parte de las ganancias de cada evento para ayudar a un colegio de escasos recursos en Ayaviri, Puno.

Desde el año pasado Carlos Andrés Luna, ya no trabaja solo sino que formó una empresa con su socia Melanie Ramsey. Le puso de nombre ASAP (As soon as posible) porque los clientes suelen llamar a última hora y quieren siempre las cosas de inmediato. Dependiendo de la magnitud, Luna acepta un trabajo con un mínimo dos semanas de anticipación. Si llegan trabajos para seis meses suele ser más difícil hacerlos porque cuando hay más tiempo los proveedores se olvidan o los precios cambian. "He aprendido a decir que no, uno puede aceptar todo pero se corre el riesgo de que la calidad sea menor o de que el proceso sea más estresante", dice Luna. El valor de sus servicios es un porcentaje del gasto del evento, lo normal es entre 10% y 20% dependiendo del evento y del cliente. Este año ha hecho más eventos y algunos más caros, por eso espera que los ingresos de la empresa crezcan 30%.

Una regla de Luna es no cruzar el dinero de los eventos. El dinero que ingresa por uno no es para pagar a los proveedores de otro. "No ruleteamos el dinero, porque no es una manera ordenada de trabajar", señala.

En ASAP, Luna está más dedicado a la parte creativa y que los presupuestos calcen con eso, mientras Ramsey mantiene el contacto con los clientes y se encarga del tema comunicacional. Entre cinco y seis personas se trabajan para que todo salga bien en el día del evento. "Tu equipo son los proveedores, si tienes buena relación con ellos gran parte del trabajo está hecho", dice Luna. "Si no los cuidas en el proceso entonces no funciona, ni para ti ni para el cliente".

Aunque hay eventos que deben ser extravagantes porque están dirigidos a un público especial y es lo que se quiere comunicar, Carlos Andrés Luna dice que muchas empresas le tienen miedo a la creatividad de los eventos, traban algunas ideas que escapan de lo formal o te dicen "no se verá muy ridículo o no será muy huachafo". Hay un sesgo preocupante que aún se mantiene en el mercado. "Uno conoce a los clientes y se autocensura, pero yo trato de soltar todas las ideas y veo como el cliente va reaccionando", dice. "Las empresas de afuera en cambio tienen ideas que rompen con lo que aquí estamos acostumbrados, y sus eventos en Lima hacen que el mercado se mueva, que siempre haya novedades".

En el mercado local, han aparecido varias empresas de eventos, conducidas por jóvenes, y Carlos Andrés Luna les recomienda comenzar con trabajos pequeños para ganar experiencia. Lo que le molesta es que muestren fotos de su trabajo como si fuera de otros. "Es mejor decir: yo no he hecho esto, pero soy capaz de hacerlo", sostiene. Sobre la rentabilidad en este negocio, lo tiene claro: "Mientras hagas bien tu trabajo vas a tener repercusión. El detalle que le pongas a lo que haces es la diferencia entre una y otra productora de eventos. Tienes que ser fiel a tu estilo, a tu intuición".

 

✎ Escribe: Julio Escalante
✽ Fotos: César Fajardo y Facebook