Así funciona el 'cerebro' de un bar

En Ayahuasca Restobar tienen todo controlado. Los trabajadores cuentan con un software y un manual que permite administrar los recursos de forma eficiente

Así funciona el 'cerebro' de un bar

Gracias a este sistema los bartender no desperdician ni una gota de los licores que usan como insumo y pueden abastecerse solo con lo necesario. Dante Byrne, administrador del local, explica cómo funciona su sistema

¿Cómo llevan el registro de sus operaciones?
Trabajamos con Inforest, un software que hace que tengamos todas las áreas interconectadas. Para que funcione, contamos con cinco puntos de adición, que son unas pantallas táctiles donde los mozos ingresan sus pedidos. Esos pedidos salen en forma de ticket por las barras o por la cocina. Luego el barman o el chef saca las comandas y despacha los productos. Si hablamos del pedido de un coctel, por ejemplo, ni bien los pedidos son ingresados en Inforest automáticamente las onzas de licor utilizadas se descuentan del stock porque trabajamos con recetas específicas. Con esto puedo ver, a mitad de la noche, la cantidad de productos que se ha consumido y cuánto ha vendido cada una de las barras. También puedo tener un ránking de las ventas de los mozos y de esa forma premiar a los que han tenido un mejor desempeño. El sistema Inforest es como el cerebro del bar.

¿Utilizan esa información para surtir el stock?
Claro, porque si sale un pisco sour también sale una cantidad de insumos. Entonces, tenemos que reponer ese faltante.

¿Tienen un cronograma de compras o las hacen en base a lo que falta?
Hay varios formatos. Primero está el pedido para almacén. Este funciona de dos formas. Por un lado se trabaja con una lista que dejan los jefes de cocina y de barra la noche anterior y donde especifican lo que van a necesitar para el día siguiente; la otra forma se hace con fechas de pedidos para algunos productos de la cocina. Por ejemplo, los lunes, miércoles y viernes entran los pescados y mariscos. En el caso de los formatos de inventario, se registran las bajas de todo lo que se ha consumido. También hay un formato de producción, donde el barman pide al equipo de producción de alimentos que tengan lista una determinada cantidad de jugos de fruta para la noche. Esto varía. Si es viernes o sábado puede pedir hasta 30 litros de zumo de limón y esa información debe ser traducida por el jefe de almacén en una cantidad de compra, que puede ser de, por lanzar una cifra, 150 kilos de limón.

¿Siempre son exactos?
Hay un ligero margen de error, pero siempre es mejor que sobre a que falte. Es mucho más rentable darle de baja a un litro de maracuyá a que se pierda la venta de 20 maracuyá sour. De la misma forma con el hielo, es mejor pedir 150 bolsas de hielo que 100 porque lo que sobra lo podemos guardar en nuestras cámaras frigoríficas.

¿Alguna vez se han quedado sin un insumo durante la noche?
Sí, es muy raro, pero ha pasado con algunos productos caros. Uno no puede tener en su almacén muchas botellas de ese tipo porque son productos muertos, que no generan ganancias constantemente. Tener un whisky de S/.800 guardado no es lucrativo; pero puede pasar que llegue un grupo de personas y que todas beban ese producto. Lo que se hace a la mañana siguiente, entonces, es hacer un nuevo pedido al distribuidor.

¿No sería mejor tener una gran cantidad de productos almacenados?
No, porque no conviene tener muchos productos guardados, a pesar de que tenemos una gran cantidad de almacenamiento. Por poner un caso, nuestra cámara frigorífica tiene capacidad como para ocho vacas enteras. Aun así, nuestros proveedores saben que nos tienen que surtir lo que necesitamos en la menor cantidad de tiempo posible.

¿No tienen un stock estable, entonces?
Cuando se abrió el local, se hizo un pedido inicial, que fue el más grande en términos económicos. Como no se sabía exactamente cuánta gente vendría al local, con ese pedido se calculó el movimiento diario. Si, por ejemplo, se compraron seis botellas de una marca de vodka y cinco de otra, con el tiempo se supo cuánto se consume y sobre la base de eso se mantiene un stock mínimo.

¿Qué tan exacto es su sistema de control?
Nuestro sistema arroja hasta el faltante de media onza de una damajuana de cuatro litros. Inforest hace el seguimiento del proceso desde que se ingresa una factura —que es lo mismo que decir que ingresa una cantidad de productos al almacén— hasta que ese insumo genera una determinada cantidad de productos y en consecuencia una ganancia.

¿Cómo se trabajaba antes?
Desde que se abrió el Ayahuasca, hace casi dos años, se usa Inforest. Pero yo tengo más de 14 años trabajando en bares, restaurantes, hoteles y discotecas. Antes el control era manual, se hacía midiendo el contenido de cada botella con reglas. Por eso, la realización de inventarios y de pedidos demoraba más de tres horas luego de haber cerrado el local. Ahora se tiene todo al instante.

EL DATO
La inversión inicial en el sistema informático de logística fue de aproximadamente US$15.000, entre máquinas y capacitación.


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