Negocios

Claves para diseñar una oficina que eleve la productividad

Grandes empresas han comprendido que el espacio de trabajo es uno de los componentes clave para aumentar la productividad.

Claves para diseñar una oficina que eleve la productividad

El BCP rediseñó sus oficinas y se convirtió en el ganador del concurso Diseño + Productividad 2016.

En el mundo de los negocios, el factor que le añade valor agregado a las organizaciones es el capital humano. En ese sentido, muchos estudios confirman que la distribución del espacio de trabajo influye en la productividad, motivación y compromiso de los colaboradores.

Las últimas tendencias apuntan a derribar los muros que separan las jerarquías, concepto conocido como Open Space, el cual trata de promover organizaciones menos verticales, generando mejor trabajo en equipo entre los colaboradores y jefes. Por ello, empresas como Google o Facebook han comprendido que el diseño de las oficinas puede contribuir a estimular la innovación y la creatividad.

El uso inteligente del espacio puede facilitar el debate de proyectos, la interacción entre colaboradores y generar momentos de ocio mientras se producen ideas innovadoras. Según Luis Arce, Director General del estudio de arquitectura 3g-office Perú, considera importante seguir las nuevas formas en las organizaciones modernas, donde el liderazgo es más horizontal y se promueve el trabajo en equipo.

La revista Aptitus y la 3g-office Perú organizaron el año pasado el primer concurso "Diseño + Productividad", que reconoció a aquellas empresas peruanas, las cuales aprovechan el diseño y la arquitectura de sus oficinas como herramienta para potenciar la productividad de sus colaboradores. De las 10 compañías finalistas, el BCP ocupó el primer lugar.

Según Bernardo Sambra, Gerente de la División de Gestión y Desarrollo Humano del BCP, el banco se comprometió con promover el trabajo colaborativo, la sinergia entre equipos, la creatividad y la innovación, con el objetivo de contribuir con el clima laboral. “Hace poco implementamos nuestro Centro de InnovaCXión, que tiene un concepto distinto en su mobiliario y disposición. En este espacio hemos dado mucho protagonismo a la transparencia y a los espacios libres. No hay paredes ni divisiones, nadie es dueño de ningún sitio, justamente para fomentar la interacción y dinámica de trabajo totalmente nueva, propia de las mentes creativas”, explica Sambra. Para él, más allá del mobiliario o la decoración, sin una genuina preocupación por poner en valor la interacción de las personas, las remodelaciones de espacios resultan intrascendentes.

“El concepto tan orgullosamente proclamado por algunas empresas de ser ‘de puertas abiertas’ demuestra con claridad una salida facilista y una evidencia de cómo preservar de forma velada el status quo. ‘Puertas abiertas’ como concepto implica que existen muchos lugares cerrados, puertas y fronteras, pero donde puedes sentirte admitido en un territorio sin necesidad de pedir permiso. Claramente un cambio cosmético y sin impacto profundo en la dinámica de trabajo. Siempre habrá buenas excusas para defender las oficinas cerradas, el superfluo valor del nivel jerárquico per sé y los silos organizacionales. Pero lo cierto es que los ambientes de trabajo, la definición y el valor de los puestos y los niveles organizacionales, deben responder a temas de fondo, reflejando la cultura de la empresa y sus verdaderas necesidades. Para comenzar, estas deberían propiciar el interés de implementar todo lo que sume y contribuya a maximizar el desempeño de cada colaborador”, explicó Sambra en un artículo titulado “Mi metro cuadrado”.

Para él, el que una persona pase diez horas sentadas en su escritorio no es garantía de que sea más productiva. Por eso, el cambio de infraestructura impactó en la cultura de la organización. “Hemos subido más de 30 puntos en clima laboral en los últimos cinco años y no hemos dado café gratis a nadie. El centro de innovación -donde antes funcionaba nuestra cafetería- forma parte de un proyecto de estrategia digital, donde se prioriza la integración y la creatividad, donde los profesionales (antropólogos, estadistas, expertos en web, en redes sociales y otros cargos que nunca habían en el banco) se desempeñan a otra velocidad, con una metodología ágil. Las startups de tecnología han empezado con más fuerza a derrumbar formas de organización y de dinámica organizacional que influyen en sectores tradicionales como la banca. Eso te impone un reto: seguir respaldando tu tradición por 127 años y reafirmarte en un modelo que funcionó o si estás dispuesto a emprender aventuras tan grandes de adoptar dinámicas de nuevas empresas que se traducen en una nueva velocidad. Eso no te lo dan los muebles de vanguardia, las pizarras con post its o los arcos de fútbol puestos en medio de una oficina sin cubículos. Esas cosas solo pueden progresar en un terreno fértil. Lo más difícil está detrás de esa escenografía: que haya un genuino espacio para cuestionar la cultura y cambiarla”, explica Sambra.

Para él, existen cinco claves para diseñar una oficina que eleve la productividad:

1. Cambio estructural: No se trata de pintar las paredes con avezados colores, diseñando recepciones vanguardistas para recibir a los clientes. Se trata de desarrollar un profundo convencimiento de desterrar el trabajo en silos y promover el trabajo colaborativo.

2. Desterrar la verticalidad: Las luchas por la territorialidad en la oficina debe ser eliminada, empezando por los tamaños, las divisiones o las expresiones de poder basadas en el título de los puestos. Los símbolos y los ritos del pasado deben derrumbarse con las paredes.

3. Integrar a las personas: Permitir la discusión abierta y cruzada y asegurar un terreno fértil para las nuevas ideas. El desarrollo del talento y la innovación deben venir acompañados de la liberación de territorios conquistados y la renovación del concepto de jerarquía.

4. Más allá del maquillaje: Modernizar una oficina no es solo un tema de cambio físico y de adquisición de nuevo mobiliario. Se trata de adoptar una filosofía de gestión que ponga en valor la libre y genuina interacción entre las personas.

5. El desempeño por encima de todo: El fin de un proceso de cambio del espacio no debe ser el diseño, la comodidad de los empleados o ganar un concurso. Una remodelación debe ser un proceso de reflexión cultural que priorice la mejora del desempeño.

Ahora que sabes más sobre diseño y productividad, ¿estás dispuesto a ir más allá de comprar nuevos muebles o pintar las paredes?

Tags relacionados